TL;DR
Un audit externe s’aborde normalement comme un évènement à surmonter. Adopter une approche durable, via la méthode Agile, ouvre la possibilité de hausser son niveau de jeu tout en renforçant la qualité et l’exhaustivité de sa documentation de conformité. Une façon d’affronter les audits suivants avec plus d’efficacité et de pertinence.
Approche traditionnelle de l’audit externe
Un audit externe ou une inspection se prend généralement comme un poste de coûts et un risque. Vu comme une difficulté à surmonter, il est budgété et doté tardivement en personnel. Objectif : limiter les dégâts et vite reprendre le cours normal de son travail. L’inquiétude du décideur est palpable. L’audit va forcément trouver à redire, et cela coûtera de l’argent ou bien la perte du contrat. C’est l’acceptation dominante en matière de gouvernance sous la contrainte, et la peur associée est rationnelle. Face à un contrôle externe, l’entreprise perd les moyens de fixer ses propres niveaux d’exigences et se prépare à un risque avéré.
Refuser de subir l’échec
Le risque d’échouer ne vaut que si les moyens et le temps déployés pour aborder l’audit externe ne sont pas à la hauteur. Quand le contrôle externe est traité comme une menace à minimiser ou une case à cocher sous contrainte, rien de durable n’en sort : la documentation de conformité est juste corrigée maladroitement, l’exposition au risque reste présente, et la revue suivante repartira de zéro. Adopter une approche durable vise à créer un système réutilisable pour les contrôles suivants. La différence est réelle et permet de balayer l’approche traditionnelle dès lors qu’on voit le schéma se répéter et qu’on compare les coûts engendrés.
Standards externes vs. internes
Le contrôle externe est le seul moment où l’exécution opérationnelle peut être poussée à un standard supérieur à ses critères internes. Dans des conditions normales, une équipe se construit selon ses propres références, et peut ajuster ses règles au gré du fonctionnement d’un processus. L’audit externe est le révélateur d’écarts qui doivent être comblés, souvent en urgence. Pourtant, quand l’instinct de l’entreprise consiste à minimiser l’exposition à l’auditeur ou son contrôle, le fossé peut continuer de se creuser.
Coût de la méthode traditionnelle
À l’échelle d’une équipe ou d’une organisation, adopter une posture de survie ne supprime pas le coût de l’audit, ni le risque d’échouer. Elle le disperse :
- Des solutions de dernière minute, à chaque cycle, assurées par des personnes démobilisées de leur flux habituel de travail.
- Une exposition réelle au risque, parce que les lacunes n’ont jamais été réellement comblés.
- Une charge mentale pour toute l’organisation, chacun refaisant un travail qu’une approche méthodique durable n’aurait fait qu’une fois.
Bien mené, le même audit externe est absorbé une fois et crée une méthode de réponse réutilisable tout en se mettant en capacité de corriger les problèmes de fond. La différence au niveau du résultat obtenu ne dépendra plus de la sévérité de l’auditeur, mais de la possibilité pour l’entreprise de réutiliser la bonne méthode.
L’alternative : adopter une méthode durable
L’audit externe est là, il faut s’y soumettre, l’important est donc la méthode utilisée pour répondre et la manière de prendre en charge les problèmes relevés lors des contrôles. Réutiliser ce qui peut l’être, planifier ce qui doit être corrigé, accepter que tout ne soit pas parfait, mais le faire en accord avec les auditeurs. Et, surtout, adopter une méthode qui permette de maintenir sa documentation de conformité dans le temps et d’assurer les routines de suivi et de maintenance adéquates.
Voici trois épisodes vécus pour montrer la mécanique :
- Un audit externe d’un prestataire de services, dont la réponse a été prise en charge par deux personnes seulement, avec application d’une méthodologie éprouvée pour y faire face de manière constructive.
- Un système non conforme de gestion du consentement lié aux cookies fut repensé et reconstruit via une approche d’ingénierie qui permit d’obtenir une validation après un contrôle externe opéré six mois plus tard, sans qu’aucun problème n’ait été relevé.
- La mise en place d’une gouvernance autour Règlement général sur la protection des données (RGPD), avec mise en place de Sprints (méthode Scrum) pour atteindre le niveau de conformité requis, a facilité la transparence envers les autorités de contrôle et les auditeurs externes, sans faire surcharger les services techniques.
Faire un choix difficile et durable dès le début, en utilisant une méthode contraignante mais éprouvée, permet de bénéficier par la suite d’une documentation de conformité solide et facile à maintenir à chaque cycle.
Ces missions seront détaillées dans de prochains articles. Ce qu’elles ont en commun ? La démarche : utiliser un audit externe comme levier du changement, pour mettre en place une méthodologie et un suivi des obligations liées à la conformité. Pour en savoir plus, consultez ma page /qui-suis-je
La réalité : un audit reste associé à une mise en conformité
Tout audit qui relève une non-conformité réelle doit être pris au sérieux. Prenez soin de régler les problèmes sur le fond, et interdisez-vous de masquer maladroitement les choses en remettant le sujet à plus tard.
Pour tirer les bénéfices de cette méthode, encore faut-il utiliser la documentation de conformité comme moyen de mettre à niveau ses pratiques et processus internes. Mieux vaut hausser son niveau de jeu immédiatement, pour mieux absorber le surcoût dès maintenant, plutôt que se confronter au problème plus tard, sous forme d’une crise qui finira par éclater et se révéler plus coûteuse à régler qu’elle n’aurait dû.
Si vous n’en êtes pas à votre première crise ou audit, et que vous n’avez jamais mis en place un système capable de résister au temps et aux audits répétés, parlons-en.